Levinud küsimus: mida haldusfirma üldse teeb?

Mis on haldusteenus ja mida see peaks sisaldama?

Nr 1 eesmärk – kinnisvara väärtuse säilitamine (ja kasv)

Haldusteenuse põhieesmärk ei ole üksnes hoone väärtuse säilitamine ja riskide vähendamine, vaid ka igapäevaste küsimuste sujuv korraldus. Meie roll on hoida maja tehniliselt korras, tagada hoolduste ja teenuste katkematu toimimine ning lahendada jooksvaid teemasid nii, et juhatusel ja elanikel oleks vähem muret ning rohkem selgust.

Praktikas tähendab see:

• hoone ja tehnosüsteemide regulaarset ülevaatust ja hoolduse korraldamist;
• hooldus-, remondi- ja ehitustööde koordineerimist ning nende dokumenteerimist;
• avariide lahendamist ja nende mõju piiramist;
• lepingute ja teenusepakkujate haldamist;
• finantsaruandlust (majanduskava, aruanded, kulude jälgimine);
  suhtlust juhatuse ja elanikega.

Haldus kui projektijuhtimine, mitte “kõikide tööde tegija”

VAU vaade haldusele on projektijuhtimine:

• me ei tee kõiki töid ise, vaid korraldame, et iga vajalik töö oleks tehtud õige spetsialisti poolt ja õigel ajal;
• meie töö on leida õiged partnerid, sõlmida ühistu nimel head lepingud, juhtida töid ja kontrollida, et kokkulepitud hooldused päriselt toimuksid.

VAU mudel lähtub sellest, et korteriühistu sõlmib lepingud otse koristuse, tehnohoolduse ja muu teenuse pakkujatega. Halduse roll on juhtida ja valvata, et need lepingud töötaksid ühistu huvides ilma peidetud marginaalideta.

Mida haldusfirma (ja haldur) igapäevaselt teeb?

Halduri tööpäev koosneb vähemalt kümnest erinevast pöördumistest, mis puudutavad muu hulgas:

• külaliste parkimiskohti ja parkimiskorra selgitamist;
• prügimaja uksi, lukke ja jäätmeveo lepinguid;
• tuletõkkeklappe, evakuatsioonivalgustust ja muid tehnosüsteeme;
• kommunaalarveid, viiviseid ja küsimusi kululiikide kohta;
• omanikuvahetusi, hääletusõigust ja KÜ dokumente;
• katuste, üldelektri ja valgustuse teemasid;
• muruniitmist ja heakorra korraldust.

Iga pöördumine eeldab väikest projektijuhtimist: probleemi täpsustamist, info kogumist, suhtlust partneritega, hinnapäringute korrastamist, ettepanekute koostamist juhatusele ning vajadusel kohapealset kontrolli ja dokumenteerimist. Sellest kujunebki märkimisväärne osa halduri iganädalasest töömahust.

Oluline on ka mõista, et mõnikord ei sõltu lahenduse kiirus haldusest. Kui teema on kinni ehitaja või teenusepakkuja taga, on haldus sageli vahemees, kes saab pahameele, kuigi tegelik viivitus ei ole tema teha. Seetõttu on tähtis, et halduslepingu maht, tegelikud tööülesanded ja elanike ootused oleksid omavahel tasakaalus.

Halduri tüüpilised igapäevased töövaldkonnad:

1. Tehnosüsteemide ja hoolduste korraldamine
   1. iga-aastased hooldused (küte, ventilatsioon, elekter, turvasüsteemid);
   2. hooldusaktide ja puuduste koondamine;
   3. vigade ja garantiijuhtumite menetlemine;
   4. suuremate remontide ettevalmistamine koos juhatusega.
2. Heakord ja jäätmemajandus
   1. koristusgraafikute kokkuleppimine ja järelevalve;
   2. prügimajade, jäätmeveo ja sorteerimise korraldus;
   3. probleemsete kohtade (uksed, lukud, valgustus jne) lahendamine koos partneritega.
3. Lepingud ja hanked
   1. hangete läbiviimine(koristus, hooldus, haljastus, valvesüsteemid jpm);
   2. lepingutingimuste võrdlemine ja soovituste tegemine juhatusele;
   3. lepingute korrashoid ja ülevaatus lepingu lõppemisel.
4. Finants ja aruandlus
   1. sisendinfo majanduskava koostamiseks;
   2. kulude selgitamine juhatusele, eelarve otsuste mõju analüüs;
   3. vajadusel koostöö raamatupidajaga ja aruandluse selgitamine.
5. Suhtlus ja info läbipaistvus
   1. kontakt juhatuse ja teenusepakkujate vahel;
   2. elanike pöördumiste menetlemine ja suunamine;
   3. regulaarne info tehtud ja plaanitavatest töödest
   4. infokirjad korteriomanikele/elanikele
   5. juhatuse koosolekud, igakuised raportid tehtud töödest/hoolduspäevikust/elanike pöördumistest

Millega haldusfirma ei peaks tegelema?

Just siin tekibki enamasti arusaamatusi ja pingeid. Elanike küsimused on õiged ja loogilised, kuid mitte kõik neist ei ole haldusfirma töö. Mõned teemad kuuluvad olemuslikult:

• KÜ juhatusele ja üldkoosolekule;
• arendajale või ehitajale;
• korteriomanike endi otsustada (nt tarbimisharjumused).

1. Uute kortermajade puhul arendaja või ehitaja otsuste selgitamine

Näited küsimustest, mis ei ole haldurile:

• “Miks on maja nii projekteeritud (nt parkimiskohad, panipaigad, aknatüübid)?”
• “Miks on sõlmitud just sellised lepingud (valvur, koristus, hooldus)?”

Need on arendaja ja hiljem juhatuse otsused. Haldur saab selgitada tausta (mida leping või projekt ette näeb), kuid ei saa ega tohi hakata tagantjärele “ümber kirjutama”, milline maja ehitati või mis tingimustel korter osteti.

Lepingu lõppemisel saab juhatus koos halduriga hinnata, kas tingimused vajavad muutmist. See ongi hetk, kus analüüsi ja muudatusi teha.

2. Strateegilised otsused ja “poliitika” majas

Näiteks:

• milline on riskitase remondifondi suuruse osas;
• kas lükata mõni hooldus edasi või mitte;
• kas võtta ette suurem renoveerimisprojekt;
• kas minna kohtusse võlglasega või otsida pehmem lahendus.

Haldur saab pakkuda analüüsi, variante ja tagajärgede selgitamist, aga otsus on juhatuse ja üldkoosoleku käes.

3. Kommunaalarve “tunnetuslikud” küsimused

Sageli küsitakse:

• “Miks on kommunaalarve nii suur?”
• “Miks minu arvel on viivis?”

Siin on halduri roll kontrollida, kas arvete aluseks olevad lepingud, tarbimisnäidud ja kululiigid on korrektsed. Vajadusel selgitada üldpõhimõtteid ja teha juhatusele ettepanekuid (näiteks lepingu ülevaatus, tarbimise analüüs).

 Haldur ei saa vastutada elanike individuaalsete tarbimisharjumuste või arendaja valitud lahenduste (nt kaugkütte, ventilatsioonisüsteemi tüübi) eest, mis üldjuhul mõjutavad ka hooldustegevuste hinda.

4. Hooldusaktid ja dokumentide liikumine

VAU praktikas liiguvad hooldusaktid ja muu tehniline info esmalt juhatuseni digikeskkonnas (nt Hausing) – juhatus on esimene filter, kes otsustab, mida ja mis kujul elanikega jagada.

Midagi ei ole salajast – kõikide lepingute (sh hoolduste) sisu on võimalik elanikele avada, kuid oluline on, et infovoog oleks struktureeritud ja juhatus saaks esmalt aru, mis on tehtud ja milleks.

Kui haldur hakkaks igale korteriomanikule eraldi individuaalselt kõiki akte ja protokolle lahti seletama, oleks see lihtsalt uus tööliik, mida haldusleping enamasti ette ei näe ja see nõuaks täiendavat ajalist resurssi.

Kuidas ikkagi lühidalt vastata küsimusele “Aga millega te siis üldse tegelete?”

Haldusfirma töö ei ole kõikide murede lahendamine korraga, vaid süsteemi ülesehitamine, mis hoiab maja tehniliselt korras, kulud kontrolli all ja elanikud turvalisena nii, et kinnisvara väärtus püsiks või kasvaks.

See tähendab:

• ennetavat hooldust, mitte ainult tulekahjude kustutamist;
• läbipaistvat ja dokumenteeritud haldust, mitte “paberi peal tehtud töid”;
• selgelt kokkulepitud rolle juhatuse, haldusfirma ja teenusepakkujate vahel;
• ausat dialoogi, kui tegelik töömaht ületab kokkulepitud piire.

Kui ühistul on selgus, mida haldusleping sisaldab ja mida mitte, muutub ka suhtlus lihtsamaks, väheneb frustratsioon, kasvab usaldus ja kõigil on arusaam, mille eest nad tegelikult maksavad ja mida haldur tegelikult nende maja heaks iga päev teeb.